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L’essor du travail à distance et en mode hybride a rendu plus difficile la justification d’un bureau complet.
L’essor du travail à distance et en mode hybride a rendu plus difficile la justification d’un bureau complet. C’est pourquoi de plus en plus d'entreprises s’appuient sur le partage des espaces de travail qu’elles partagent avec beaucoup d’autres pour plus de commodité et pour réaliser des économies. Ce choix se fait toutefois au détriment de la confidentialité et du contrôle.
Quelques entrepreneurs du monde du design ont adopté une approche inédite : la co-location.
Même si Ian Chalmers, directeur de Pivot Design Group, et Peter Scott, directeur de Q30 Design, travaillent pour des entreprises quelque peu concurrentes, ils se sont associés pour trouver un espace à partager qui pourrait répondre aux attentes de leurs yeux de designers, mais qui ne resterait pas non plus vide la moitié du temps. Les deux entreprises échangent leurs jours pour ne pas être au bureau en même temps.
«On n'a pas besoin d'un bureau à temps plein, de salles de réunion, de tous ces frais généraux, donc l'idée a vraiment fait mouche et nous a semblé être une excellente approche», a déclaré M. Chalmers.
Il peut paraître surprenant qu'il soit difficile de trouver un bureau étant donné les gros titres faisant état d'un taux d'inoccupation nettement plus élevé. Toutefois, une grande partie des espaces vides est concentrée dans des immeubles bas de gamme ayant dépassé leur apogée, tandis que les offres les mieux notées sont toujours plus chères.
Au centre-ville de Vancouver, la classe de loyers la plus élevée était de 46,38 $ le pied carré au dernier trimestre et de 35,39 $ à Toronto, selon CBRE. À l'échelle nationale, le loyer moyen du centre-ville de classe A était de 29,24 $, en légère baisse par rapport aux 29,79 $ un an plus tôt.
M. Scott, de Q30, a commencé ses recherches il y a quelques années alors qu'il faisait face à une augmentation du loyer de son bureau de longue date situé juste à l'ouest du centre-ville de Toronto.
C'est alors que lui et M. Chalmers ont décidé de faire équipe dans leurs recherches. Ensemble, ils ont trouvé un endroit pour leurs équipes combinées d'environ 22 personnes avec des plafonds de 4,5 mètres, de grandes poutres en bois et des sols polis qui laissaient beaucoup de flexibilité pour se l'approprier.
Ce ne sont pas seulement les économies de coûts qui les ont motivés, ont-ils déclaré. Le potentiel d’une communauté plus grande étant également un attrait.
«Notre équipe aurait le sentiment de faire partie d'un tout plus grand. Il pourrait y avoir du partage, il pourrait y avoir au moins quelques histoires, vous savez, vous n'êtes pas seul», a affirmé M. Chalmers.
Il a également été utile d’en apprendre davantage sur les différentes manières de diriger une entreprise, et pour M. Scott, cela a été agréable d’avoir quelqu’un avec qui se défouler après avoir racheté les parts de son associé et dirigé l’entreprise en solo pour la première fois.
«Ian et moi étions déjà à l'aise pour partager, vous savez, les histoires de guerre d'entrepreneurs et de croissance de l'entreprise, ainsi que les bons et les mauvais côtés de tout cela.»
Cette option est encore assez rare, en partie parce qu’elle nécessite un certain degré de coordination et de compromis.
Au début, les deux hommes étaient simplement heureux de ramener les employés au studio et tout le monde venait quand ils le voulaient. Mais, ils ont grandi depuis et ont dû officialiser leurs principales journées au bureau, le lundi et mercredi pour une entreprise, et le mardi et jeudi pour l'autre.
Certaines personnes sont toujours autorisées à venir en dehors des jours de bureau, mais l'horaire évite que le bureau ne soit bondé.
Ils sont également passés par la formalité des accords de non-divulgation et doivent s’assurer d’effacer les tableaux blancs de tout ce qui est sensible, même si cela reste plus privé qu’un espace fréquemment partagé comme ceux offerts par l'entreprise WeWork.
Ils ont également dû se mettre d’accord sur la manière de donner une image de marque à l’espace, ce qu’ils ont tout simplement décidé de ne pas faire. Ils l’ont gardé assez neutre et ont plutôt ajouté une touche de style avec des peintures murales ainsi que des motifs amusants, comme un arrangement floral en feutre au plafond de la salle de réunion qui sert également d’amortisseur de bruit.
Les deux hommes ont signé un bail de cinq ans et demi, ils se sont donc engagés sur le long terme et, jusqu'à présent, tout se passe bien, a déclaré M. Chalmers.
Les besoins en matière de navigation personnelle, sans qu'aucune entreprise ne soit responsable de l'espace, expliquent en partie pourquoi ce type de navigation est relativement rare.
Une enquête du CBRE a révélé que seulement 13 % des entreprises américaines seraient intéressées par la co-location, un chiffre qui est tombé à 6 % en Asie. Les entreprises canadiennes n’ont pas été interrogées.
Des efforts sont cependant déployés pour l’accélérer. Une jeune entreprise de San Francisco appelée Tandem tente de simplifier les jumelages en créant un plus grand bassin de possibilités, une sorte de service de rencontres en ligne pour le partage de bureaux, mais jusqu'à présent, cela reste limité à quelques villes américaines.